Навыки

Проведём подготовительные мероприятия. Обсудим, как корректно составить повестку, определить перечень участников, подготовить материалы и необходимые ресурсы. Продуктивность обсуждения определится приготовлениями и составом группы: не зовите тех, без кого можно обойтись, откажите умничающим заседателям и узким экспертам – замучат деталями. Узнаем, как распределять задачи, ответственность между участниками, чтобы достичь целей.

Уверенность в собственной правоте, предстоит передать другим. Потребуются: сильная логическая конструкция, эффектная словесная аранжировка, мощные басы непробиваемых доводов. Получаться начнёт не сразу, главное не уходить в ракушку и проявить стойкость участника словесных схваток.

Как и для успешной коммуникации, для эффективного участия в совещаниях необходимо прокачать навыки активного слушания, задавания вопросов, управления временем, участия в дискуссиях и разрешения конфликтов. Но и этого будет недостаточно. Важно ориентироваться в предмете обсуждения: не успеваете прочитать материалы заранее – мнение будет поверхностным, а вы – бледным. Обсуждайте вопросы с профессионалами – подскажут, чего не учли.

Протестируем подходы написания и произнесения убедительных речей, натренируемся отвечать на вопросы, спокойно отстаивать точку зрения и генерировать действенные контраргументы. Обидам и обвинениям предпочтём конструктив репетиции блестящих выступлений, эмоциям и предрассудкам – хладнокровное спокойствие и готовность пробовать новое.

Когда в ходе обсуждения необходимо прийти к какому-то выводу, важно использовать методы и инструменты, обеспечивающие эффективный и конструктивный процесс принятия решений. Полезных правил множество. Например, завершив обсуждение – формулируйте тезис, голосуйте и запрещайте участникам воздерживаться. Кратчайшее расстояние между проблемой и решением – прямая, не отклоняйтесь от курса и добивайтесь резюмирования обсуждений.

Решение кейса одобрил собственник или собрание акционеров – это ещё не победа и расслабляться слишком рано. Следующим шагом станет создание сценария достижения желаемого состояния бизнеса или организации. Предстоит смоделировать реакции заинтересованных сторон, взять поправку на несовершенство процессов, сделать корректировку с учётом рыночных реалий.

Вмените в обязанность следить за временем, форматом и тактичностью. На встрече должен лидировать ответственный, а не старший. Но это не отменяет уважительного отношения к участникам. Озвучивайте регламенты и сами следуйте им неукоснительно: никаких исключений. Смартфоны лучше оставлять на рабочих местах, иначе будут беспокоить звонками и перепиской. Отвлеклись – завалили обсуждение. Совещание не ваша страсть – назначьте ответственных.

Глупо сливать защиту неумелыми действиями по претворению задуманного в жизнь. Опробуем групповые методики стресс-тестирования предлагаемых вариантов. Узнаем плюсы и минусы различных форм обсуждения, отделим зёрна от плевел: научимся сохранять и развивать здравые задумки и полезные идеи.

Одно из крайне полезных правил: говорить не более трёх минут – этого времени достаточно, чтобы высказаться по сложнейшему вопросу. Обсудим, как организовать продуктивные и целеустремлённые дискуссии. Узнаем, как задавать открытые вопросы и активно принимать участие в обсуждениях. Обоснованность позиции усилят: вспомогательные материалы, невербальная коммуникация, умение выступать перед аудиторией и навыки убеждения.

Описание текущего состояния организации настолько объёмно и разнопланово, что ввергает неподготовленного человека в непрекращающийся транс. Научимся составлять опорные конспекты, формулировать значимые тезисы, подмечать тенденции и влияющие факторы. Идеального решения и правильных ответов нет – в фаворе трезвое рассуждение и здравая оценка.