Навыки

Автоматизация процесса управления этапами проектов и задействованными ресурсами – мечта каждого менеджера, планирующего и контролирующего выполнение сложных, длительных работ, в которых задействуется большое количество разноплановых сотрудников и используется множество ресурсов. Изучим популярную программу, позволяющую вести проектную деятельность, осуществлять учёт задействованных ресурсов и контроль денежных трат.

Microsoft Visio предлагает множество готовых бизнес-решений: научимся строить организационную диаграмму, Mind Map, временные шкалы отслеживания проектов, календари с иконками активностей для создания единого наглядного пространства планирования. Освоим зонирование помещений, размещение мебели и офисной техники для оптимизации пространства и вдумчивых переездов. Рассмотрим процессы, блок-схемы, временные шкалы и многие другие инструменты необходимые руководителю.

Траблшутеры работают в высочайшем темпе в условиях жесточайшего прессинга. Менеджмент мечтает как можно скорее выпроводить незваных гостей, сотрудники с недовольством отрываются от производства, собственник желает получить результат здесь и сейчас. Словно алмазы, прорывные решения возникают в условиях экстремального давления.

Дай мозгам оригинальную идею, заманчивую зацепку – вмиг найдутся причины, почему замысел хорош и стоит в него влюбиться. Постоянно обманываемся красивыми образами и увлекательными историями, тратя время и ресурсы на бесперспективные проекты. Перегруженные информационными потоками не в состоянии отличить быль от сказки. Обсудим, как работать с поступающими сведениями: оценивать входные данные, делать проверку фактов, формулировать логически безупречные выводы.

Тратим вплоть до половины рабочего времени на постановку однотипных, повторяющихся задач и контроль их выполнения в ручном режиме. Приходится договариваться относительно времени, доступных специалистов, приоритета работ. Microsoft Project высвобождает десятки часов не только за счёт функционала, облегчающего планирование, но и благодаря автоматизации учёта рабочего времени и наглядной демонстрации картины текущего состояния.

Порой документы, созданные в Visio, нужны только для внутреннего пользования. Это не значит, что можно пренебречь красотой, – придётся позаботиться о коллегах созданием и оформлением примечаний, выработкой правил работы с документом разными пользователями, прикреплением таблиц с данными для проверок и расчётов. Работа с программой становится более глубокой и кропотливой. Обсудим, какие ошибки совершаются при совместном творчестве в одном документе и как угодить коллегам.

Изучим совокупность редкосочетаемых качеств, которыми обладают траблшутеры. Прокачаем базовые умения: быстрый ум, хорошую ментальную подготовку, жёсткость в отстаивании и гибкость в аргументации. Узнаем, как повысить приспособленность к длительным нагрузкам и способность к мгновенной концентрации.

Колоссальное количество информации в свободном доступе порождает ложное ощущение всезнайства. Целые поколения считают, что в любую минуту смогут залезть в интернет и получить нужные сведения. Обученные всесилию онлайн-ресурсов не задумываются о достоверности опубликованных данных. Но и это не самое страшное. Пропадает любознательность и понимание того, что знаем до обидного крайне мало. Уделим внимание смирению «незнайства» и определению пространства неизвестного.

Огромное количество задач и ресурсов без должной организации представления – нечитаемое месиво малополезной информации. Изучим способы корректной структурной декомпозиции работ, назначения ресурсов на работы, визуализации этапов и вех. Рассмотрим представления MS Project и их функционал в рамках управления проектами. Удивитесь, насколько повысится вероятность успешного завершения проекта при задействовании специализированной программы.

Порой не понимаем друг друга, несмотря на отчаянные попытки объясниться. Избыточные толкования сбивают с толку, недостаточность разъяснений – вызывает недоумение. Простая графическая модель может быть лучше тысячи слов. Так Microsoft Visio способствует лучшему пониманию и коммуникации между участниками проекта. Визуальные схемы и диаграммы помогают быстро передать сложные идеи и концепции, что особенно выручает при работе с большими командами или удалёнными сотрудниками.